טופס ספירת מלאי להורדה (Excel ו-PDF)
סופרים על נייר או באקסל? הנה טופס מסודר שאפשר להוריד ולהתחיל איתו עכשיו: גיליון Excel שמחשב את השווי לבד, ודף להדפסה. בלי הרשמה ובלי להשאיר מייל.
להורדה: טופס ספירת מלאי
שני קבצים, אותו טופס. הגיליון ב-Excel מתאים למי שמקליד את הספירה ורוצה שהשווי יחושב לבד. ה-PDF מתאים למי שמדפיס דפים ועובר איתם על המדפים. ההורדה חופשית, בלי הרשמה.
מה יש בטופס
הטופס בנוי מהעמודות המקובלות בגיליון ספירה ידני. בראש הדף יש מקום לשם העסק, לכתובת שבה נמצא המלאי, לתאריך הספירה ולמספר הדף, ובתחתית לשם הסופר ולחתימה. הפרטים האלה נראים טכניים, והם בדיוק מה שמאפשר לברר מספר חריג שבועיים אחרי.
| עמודה | מה רושמים בה |
|---|---|
| מס' | מספר רץ לכל שורה, כדי שאפשר יהיה להפנות לשורה מסוימת |
| מק"ט / ברקוד | המזהה של הפריט, כפי שהוא מופיע במערכת או על האריזה |
| תיאור הפריט | שם ברור, כולל מידה, צבע או נפח כשיש כמה גרסאות |
| יחידה | יחידת הספירה: יחידה, קרטון, ק"ג, מטר |
| כמות | מה שנספר בפועל על המדף, לא מה שכתוב במערכת |
| מחיר קנייה ליחידה | מחיר העלות לפני מע"מ, לא מחיר המכירה |
| סה"כ שווי | כמות כפול מחיר. בגיליון ה-Excel זה מחושב לבד |
| הערות | פריט פגום, פג תוקף, או סחורה שנמצאת אצלכם ואינה שלכם |
זה טופס כללי. אילו פרטים העסק שלכם נדרש לתעד, ומתי בדיוק לספור, אלה שאלות לרואה החשבון.
איך ממלאים בלי להסתבך
- מחלקים את השטח לאזורים, ונותנים לכל סופר אזור ודפים משלו. כך אף מדף לא נספר פעמיים ואף מדף לא נשכח.
- ממספרים את הדפים מראש (דף 1 מתוך 12). דף שהלך לאיבוד מתגלה מיד, ולא בסיכום.
- כותבים בעט, ותיקון עושים בקו ולא במחיקה. מספר שנמחק הוא מספר שאי אפשר להסביר.
- סופרים מה שרואים. בכמות שבמערכת לא מציצים לפני שסיימו את המדף.
- סחורה שאינה שלכם (קונסיגנציה, תיקונים, סחורה של לקוח) נרשמת בדף נפרד.
- בסוף כל דף חותמים, ורק אז מקלידים. מי שהקליד מסמן את הדף.
איפה טופס נייר מתחיל לעלות ביוקר
לכמה עשרות פריטים פעם בשנה, טופס כזה עושה את העבודה ואין סיבה לסבך. הקושי מתחיל כשהקטלוג גדל: כל שורה נכתבת ביד ואז מוקלדת שוב, שני אנשים לא יכולים לעבוד על אותו קובץ, ואת ההפרשים מול המערכת מגלים רק אחרי שהכול הוקלד, כשכבר מאוחר לחזור למדף.
כשסופרים מהטלפון, הטופס מתמלא תוך כדי: כל סריקה נרשמת עם הפריט, הכמות, האיתור, שם העובד והשעה, והדוח מוכן כשהספירה נגמרת. אפשר לנסות את זה על המלאי שלכם עם 300 סריקות חינם, בלי כרטיס אשראי.
רוצים להשוות לפני שמחליטים? ארבע שיטות לספירת מלאי, זו מול זו
שאלות נפוצות
הטופס בחינם?
כן. שני הקבצים חופשיים להורדה ולשימוש בעסק שלכם, בלי הרשמה ובלי להשאיר פרטים.
אפשר לשנות את הטופס?
כן. בקובץ ה-Excel אפשר להוסיף עמודות (למשל איתור או תאריך תפוגה), לשנות יחידות ולהוסיף שורות. הנוסחה בעמודת השווי ממשיכה לעבוד כל עוד מעתיקים שורה קיימת.
באיזה מחיר רושמים את הפריטים?
בטופס ספירה רושמים בדרך כלל את מחיר הקנייה (העלות) לפני מע"מ, ולא את מחיר המכירה. איך מעריכים מלאי פגום, איטי או כזה שערכו ירד, זו שאלה לרואה החשבון.
כמה שורות יש בטופס?
בדף ה-PDF יש 30 שורות, ומדפיסים כמה דפים שצריך. בגיליון ה-Excel יש 300 שורות ממוספרות, ואפשר להוסיף.
מתי כדאי לעבור מטופס לסריקה מהטלפון?
כשההקלדה אחרי הספירה לוקחת יותר זמן מהספירה עצמה, כשיש יותר מסופר אחד, או כשההפרשים מתגלים מאוחר מדי. בשלב הזה הזמן שנשרף עולה יותר מכל מערכת.